Wielozadaniowość tak, ale pod kontrolą [WAŻNY RAPORT dla pracodawców i pracowników]

Wielozadaniowość wyczerpuje. Zaczynają to zauważać eksperci od rynku pracy i choć wciąż wielozadaniowość bywa utożsamiana z elastycznością, to zauważa się już jej ciemne strony. Dowiedz się, jak radzić sobie z nadmiarem zadań w jednym czasie.

Z badania UCE Research i SYNO Poland przeprowadzonego w 2020 r., a więc jeszcze w czasie pandemii, dla platformy ePsycholodzy.pl wynika, że u 61,4% ankietowanych mieszkańców Polski deklarowało objawy depresji – ponad sześć na dziesięć osób miało minimum jeden z wymienionych w ankiecie objawów depresji. Badani dostrzegali u siebie przede wszystkim zmęczenie i brak energii – 37,7%, co może wynikać z problemów ze snem.

Nie jest odkrywcze stwierdzenie, że pracownik niewyspany to pracownik nieproduktywny, a jeśli bezsenność pogłębia się, nabiera charakteru przewlekłego, w niektórych branżach, jak medyczna czy budowlana, może prowadzić do śmiertelnych wręcz konsekwencji. Zmęczenie i brak energii dotyczyło głównie osób najmniej zarabiających i w wieku 36-55 lat. Ankietowani skarżyli się też na obniżenie nastroju, zaburzenia snu oraz osłabienie koncentracji i uwagi. Niemal połowa badanych wskazujących tego typu objawy twierdziła, że nie występowały one przed pandemią.

Eksperci z e-psycholodzy.pl ostrzegali przed wyciąganiem pochopnych wniosków z wyników raportu – krótkotrwały obniżony nastrój dotyka prawie każdego z nas od czasu do czasu. Część osób zaznaczyła jeden czy dwa objawy. Od takiego badania do diagnozy depresji jeszcze długa droga. Co nie oznacza, że problemu nie ma.

Wielozadaniowość a depresja

Multitasking był i wciąż jest uważany za konieczną umiejętność współczesnego pracownika, a w szczególności menedżera, który musi radzić sobie z wieloma zadaniami. Jeśli uważa on, że na koniec dnia trzeba się uporać z każdym z zadań, a nie jest w stanie tego zrobić, zaczyna myśleć o sobie w kategoriach: „Nie ogarniam”.

To, dlatego według ekspertów W&W Consulting, jednym z czynników dokładających się do rozwoju depresji może być multitasking. Choroba ta przekłada się na niską produktywność i częstą nieobecność w pracy.

Michał Pajdak, członek zarządu W&W Consulting, współautor badania z platformy ePsycholodzy.pl, powoływał się przy okazji publikacji raportu w 2020 r. na ocenę WHO sprzed kilku lat, że depresja odpowiada za bilion dolarów strat światowej gospodarki rocznie w postaci utraconej produktywności. Ekspert informował też, że tylko w 2020 r. zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowań były powodem 27,6 mln dni absencji pracowniczych w Polsce, co stanowiło 10,8%ogółu wszystkich rejestrowanych nieobecności. Zwolnienia lekarskie z powodów psychicznych trwały przeważnie 19 dni roboczych. Biorąc pod uwagę średnią pensję i koszty pracy ponoszone przez pracodawców, szacował, że absencje wynikające z powodów psychicznych kosztują gospodarkę łącznie ok. 1,11 mld zł rocznie, a same epizody i zaburzenia depresyjne nawracające – ok. 325 mln zł. A to dotyczyło tylko ujawnionych przypadków.

Wiele zadań, trzy razy więcej błędów

Dave Crenshaw, autor książki „Mit multitaskingu”, dowodzi, że w rzeczywistości powinniśmy mówić raczej o „switch taskingu”, czyli przeskakiwaniu między zadaniami. Zawsze bowiem jedna rzecz odciąga naszą uwagę od drugiej. Dodatkowo, jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) w Paryżu, w przypadku dwóch różnych zadań, poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów. Takie przeskakiwanie, często związane ze zbyt dużą ilością bodźców, staje się rzeczywistością: czytamy raport, jednocześnie kątem oka patrzymy na telefon, uczestniczymy w spotkaniu i patrzymy jednocześnie na otrzymanego maila od szefa – mówi trener Wellbeing W&W Consulting Marek Błądek.

Ekspert powołuje się na badania pracowników Yale School of Management, które potwierdzają, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. To tak zwana „iluzja multitaskingu”. Błędy i brak koncentracji pojawiają się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo się różniące czynności – np. jedziemy samochodem i pomagamy dziecku rozwiązać zadanie.

Według drugiej edycji badania „Praca, Moc, Energia w polskich firmach” – 36,2% badanych deklaruje wielozadaniowość – robienie kilku zadań w tym samym czasie. Raport podkreśla także, że wielozadaniowość może być przyczyną m.in.: stresu, wypadków w pracy, mniejszej produktywności, może mieć wpływ na nasze związki, a nawet powodować depresję. Wielozadaniowość może być także przyczyną FoMO – fear of missing out – lęku, że ominie nas coś ważnego, dlatego sprawdzamy cięgle pocztę oraz inne kanały komunikacji i informacji. Rzeczywistość jest jednak taka, że są i będą tak zwane stanowiska wielozadaniowe – wyjaśnia Marek Błądek.

Multitasking jako permanentny stan rozproszenia uwagi

Współcześni badacze nazywają multitasking permanentnym stanem rozproszenia uwagi, który nie sprzyja karierze, zdrowiu i życiu. Im bardziej rozproszymy swój mózg, tym dłuższy będzie czas odpoczynku i powrócenia do równowagi.

W 2015 r. Agnieszka Popławska i Małgorzata Osowiecka (SWPS Uniwersytet Humanistyczno-społeczny) oraz Justyna Kramarczyk (Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu) w artykule „Medialna wielozadaniowość – specyfika konstruktu i ujęcie międzykulturowe” przyjrzały się rosnącemu znaczeniu internetu w życiu codziennym, korzystaniu z wielu źródeł danych oraz konieczności szybkiego przetwarzania informacji. Wciąż nie wiemy, jakie będą tego skutki poznawcze i społeczne.

W badaniach z 2015 widać było, że to kobiety cechuje większa zdolność do multitaskingu, szczególnie pod kątem mediów tradycyjnych. Osoby młodsze (poniżej 20. roku życia) oceniano jako bardziej wielozadaniowe w obszarze nowych mediów niż ich starszych koledzy. Wśród polskich użytkowników wciąż przeważa wielozadaniowość w odniesieniu do mediów tradycyjnych (radio, prasa i telewizja).

Jak radzić sobie na stanowisku wielozadaniowym?

Zaczynaj każdy dzień z planem, najlepiej, jeśli zadaniom na dany dzień przydzielisz priorytety i je pogrupujesz.

Ćwicz nieodrywanie się od tego, czemu w danym momencie poświęcasz uwagę. Być może będzie to wymagać wyłączenia skrzynki mailowej i sprawdzania jej tylko pomiędzy zadaniami albo ustawienia statusu – nie przeszkadzać. W przypadku pracy nad bardzo ważnymi zadaniami używaj techniki POMODORO, systemu pracy polegającego na intensywnym skupianiu się na jednym zadaniu np. przez 20 czy 30 minut z określoną ilością przerw na przewietrzenie głowy, po 4 blokach idziesz na dłuższą przerwę – bez komputera.

Stosuj mindfulness – trening uważności polegający na nauce doświadczania tego, co tu i teraz. Do pozytywnych skutków należą m.in.: wzmocnienie koncentracji, redukcja stresu, łatwiejsze zasypianie, umiejętność bycia w danej chwili i niewybiegania myślami w przyszłość.

Oddaj części swoich obowiązków innym osobom. Stosuj granice i sprawdź, czy nie jesteś przypadkiem osobą, na którą spadają w organizacji same trudne tematy.

Unikaj rozpraszaczy takich jak media społecznościowe, telefony do bliskich, czy krótkie rozmowy z koleżeństwem.