Wrocławskie Fakty

WIDEO

WYWIAD

FELIETON

POLITYKA

KONTAKT

SZUKAJ

Brak wyników
Zobacz wszystkie wyniki
  • Aktualności
    • Wrocław
    • Dolny Śląsk
  • Polityka
  • Na sygnale
  • Wrocławskie Fakty TV
  • Sport
  • Kultura
  • Komunikacja i Rozkład Jazdy
  • Zdrowie
Wrocławskie Fakty
  • Aktualności
    • Wrocław
    • Dolny Śląsk
  • Polityka
  • Na sygnale
  • Wrocławskie Fakty TV
  • Sport
  • Kultura
  • Komunikacja i Rozkład Jazdy
  • Zdrowie
Wrocławskie Fakty
Home Biznes

Szafy korespondencyjne. Usprawnienie na nowe czasy 

FM przez FM
30 kwietnia 2021
w Biznes, Wiadomości
0
SZAFA IMPEL

Nowe technologie usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Najważniejsze z nich to digitalizacja i automatyzacja, ale trzeba zacząć od postaw. Pomocne są też urządzenia, które działają jak paczkomaty. 

Paczkomaty to samoobsługowe urządzenia składające się z zamykanych na kod lub zamek RFID (Radio-Frequency Identification, co oznacza identyfikację za pomocą fal radiowych) skrytek, które służą do nadawania i odbierania przesyłek. Ich popularność rośnie niemal lawinowo, czemu sprzyja błyskawiczny rozwój zakupów online.

Okazuje się, że podobnie działające maszyny są także bardzo przydatne w biurach. Do czego służą?

– Szafy korespondencyjne służą do wymiany dokumentów pomiędzy naszym działem zarządzania dokumentacją, a sekcjami operacyjnymi, które realizują swoje procesy w oparciu o te dokumenty – odpowiada Paweł Ocibiński kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. 

Po umieszczeniu dokumentu lub paczki w danej skrytce do adresata wysyłany jest automatycznie mail z informacją o przesyłce do odbioru. Urządzenie bardzo usprawnia obieg dokumentów i korespondencji. Wcześniej dystrybucją zajmował się pracownik, a proces mógł trwać nawet godzinę. Obecnie odbiór przesyłki zajmuje około minuty.

Szafa korespondencyjna pozwala też na monitorowanie przebiegu przesyłki. Wiadomo, kiedy i przez kogo została ona umieszczona w skrytce i z niej odebrana.

– Taki obieg dokumentów ogromnie zwiększa bezpieczeństwo procesu pod kątem operacyjnym – zauważa Paweł Ocibiński. – Szafa korespondencyjna powinna być dziś częścią każdego biura. Przynosi nie tylko oszczędność czasu i usprawnienie procesu, ale również zwiększenie bezpieczeństwa zdrowotnego w okresie pandemicznym – dodaje.

Digitalizacja na 90%

Kancelaria w Impel Business Solutions to część działu zarządzania dokumentacją. Zajmuje się obsługą dokumentacji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym digitalizacją, archiwizacją oraz dystrybucją. Aby zarządzanie dużym wolumenem dokumentów przebiegało sprawniej, w kancelarii dokonała się transformacja. Szafa korespondencyjna to tylko jedno z wielu usprawnień. Najważniejsza jest digitalizacja, czyli zamienianie dokumentów papierowych na cyfrowe.

– Dzięki digitalizacji oszczędzamy czas i pieniądze, a przede wszystkim znacząco ograniczamy ryzyko popełnienia błędów, które przy dużej liczbie dokumentów są nieuniknione – podkreśla Paweł Ocibiński.

Jeszcze kilka lat temu cyfrowe dokumenty stanowiły 1% wszystkich dokumentów, dziś ich udział to aż 90%.
Z niektórych dokumentów tradycyjnych nie można zrezygnować ze względów formalnych i prawnych.

– Podczas pandemii skanujemy nawet te dokumenty, które po wpłynięciu do firmy muszą być przekazywane dalej w oryginale, ponieważ trzeba umożliwić do nich dostęp osobom pracującym zdalnie – tłumaczy Paweł Ocibiński. – Czasy, kiedy w biurach przybijano pieczątki i przechowywano stosy papierów w szafach, dawno już się skończyły. W dwudziestym pierwszym wieku nie można polegać na metodach z poprzedniego stulecia, bo dziś są one wysoce nieefektywne – sygnalizuje.

Zorganizowany proces to podstawa 

Przeprowadzając transformację biura w celu usprawnienia zarządzania dokumentacją trzeba zacząć od podstaw. Ważne jest nawet ustawienie biurek czy urządzeń biurowych, co wpływa na krótszy czas obsługi dokumentów. – My zaczęliśmy od reorganizacji przestrzeni, korzystając z metody 5S. Ten krok przyniósł natychmiastowy efekt w postaci np. skrócenia czasu transportu dokumentów z miejsca segregacji do skanerów. Pozornie niewielka zmiana pozwoliła na oszczędność ok. 70 minut w trakcie dnia. Kluczowe w tych zmianach jest zaangażowanie i świadomość procesowa pracowników. Bez ich indywidualnej pracy i poczucia odpowiedzialności za realizowany proces nie uda się osiągnąć pełnego sukcesu – mówi Paweł Ocibiński. Ze zmiany skorzystali pracownicy. W efekcie wykazywali pozytywne nastawienie do wprowadzania kolejnych optymalizacji, takich jak automatyzacja czy robotyzacja.

Kolejnym krokiem do wykonania jest opisanie i dogłębne poznanie wszystkich obsługiwanych procesów. Na tym etapie warto stworzyć instrukcję oraz mapy dla procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, które w czytelny sposób obrazują każdy krok w procesie i wizualizują potencjalne problemy czy marnotrawstwa. Jasna instrukcja pozwala pracownikowi na efektywne i bezpieczne operowanie procesem lub jego częścią, ponadto wpływa też na jego komfort pracy, bo czuje się on pewniej.

Oprócz instrukcji procesowych pomocny jest plan ciągłości działania na wypadek awarii urządzeń.

– Warto mieć rezerwowe urządzenia i przejrzyste instrukcje. To sposób na zabezpieczenie ciągłości w zarządzaniu dokumentacją – argumentuje Paweł Ocibiński.

Automatyzacja w parze z digitalizacją

Po wprowadzeniu tych usprawnień i po edukacji pracowników pod kątem świadomości procesowej, można zająć się automatyzacją.

– Jest ona tak samo ważna jak digitalizacja. Te pojęcia są ze sobą często mocno powiązane – tłumaczy Paweł Ocibiński.

Które czynności wykonywane ręcznie przez człowieka mogą być wykonywane automatycznie przez maszyny? Na przykład znakowanie dokumentów. Oczywiście, żeby znakowanie przebiegało automatycznie, potrzebna jest ich wcześniejsza digitalizacja.

– Pieczątki zostały zastąpione znakami wodnymi, które są nanoszone automatycznie na dokumenty w formacie PDF przez napisaną przez nas aplikację – przybliża Paweł Ocibiński.

Innym przydatnym usprawnieniem jest automatyzacja pocztowej książki nadawczej, która dziś w Kancelarii Impel Business Solutions jest kompleksowym narzędziem pełniącym funkcję nie tylko zestawienia wysłanych dokumentów, ale również sprawdzającym się w efektywnym rozliczaniu kosztów. 

Kolejnym z usprawnień jest nowy model katalogowania dokumentów w niektórych procesach digitalizacyjnych. Skanuje się w nich nawet po kilkaset dokumentów naraz na jednym urządzeniu. Aby w efekcie powstał osobny plik cyfrowy dla każdego dokumentu, kiedyś konieczne było oznakowanie ich kodami kreskowymi, które pełniły rolę separatora. – Dziś skanujemy wszystkie dokumenty w danym procesie do jednego zbiorczego pliku, a ich separacją zajmuje się napisana przez nas aplikacja, która analizuje ich treść i automatycznie rozdziela je na osobne pliki PDF na podstawie słów kluczowych. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie takiego rozwiązania musi być przemyślane pod kątem procesowym, ponieważ w części procesów digitalizacyjnych fizyczne kody kreskowe są nośnikiem informacji o dokumencie i pełnią istotną rolę, np. podczas archiwizacji – wyjaśnia Paweł Ocibiński. Takie rozwiązanie bardzo przyspiesza proces przygotowania dokumentów do skanowania oraz eliminuje koszty związane z koniecznością drukowania bądź kupowania naklejek z kodami kreskowymi.

Dzięki nowym technologiom: digitalizacji, automatyzacji, a także dzięki takim urządzeniom jak szafy korespondencyjne, zarządzanie dokumentacją przebiega szybciej, taniej i skuteczniej. To wszystko pozytywnie wpływa na działanie organizacji.

Informacja prasowa
foto: materiały prasowe
Tagi: biznesinwestycje
UdostępnijUdostępnijUdostępnij
Poprzedni wpis

6 796 nowych przypadków COVID-19. Dolny Śląsk na czwartym miejscu

Następny wpis

W wieku 83 lat zmarł Czesław Palczak, były Prezes Zarządu MPK Wrocław

Następny wpis
Czesław Palczak

W wieku 83 lat zmarł Czesław Palczak, były Prezes Zarządu MPK Wrocław

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Zobacz jeszcze

  • Najnowsze
  • Komentowane
  • Popularne
Na Tarczyński Arenie Wrocław

Na Tarczyński Arenie Wrocław będzie się działo przez cały czerwiec

6 czerwca 2025
Wybaczyć żeby odzyskać siebie

Wybaczyć, żeby odzyskać siebie – metoda Tippinga – radykalne wybaczanie w praktyce

30 maja 2025
Policja informuje! Będą utrudnienia w ruchu w związku z 15. Wrocławskim Marszem Równości

Policja informuje! Będą utrudnienia w ruchu w związku z 15. Wrocławskim Marszem Równości

2 czerwca 2023
Startuje Hubi Cup 2025

Startuje Hubi Cup 2025 – Wrocław gości czołówkę polskich tenisistów do lat 12

30 maja 2025
Jego elementy przypominają rusztowanie. Ciekawy pomysł architektów, ale i historia nowodworskiego kościoła

Jego elementy przypominają rusztowanie. Ciekawy pomysł architektów, ale i historia nowodworskiego kościoła

1
Frida premiera baletowa

„Frida” – premiera baletowa w Operze Wrocławskiej

6 czerwca 2025
Pływalnia Letnia Orbita otwiera

Pływalnia Letnia Orbita otwiera sezon

6 czerwca 2025
Ketija Vihmane dołącza do Ślęzy

Ketija Vihmane dołącza do Ślęzy

6 czerwca 2025
Na Tarczyński Arenie Wrocław

Na Tarczyński Arenie Wrocław będzie się działo przez cały czerwiec

6 czerwca 2025

Reklama

timcatering katering

Ostatnie aktualności

Frida premiera baletowa
Kultura

„Frida” – premiera baletowa w Operze Wrocławskiej

6 czerwca 2025
Pływalnia Letnia Orbita otwiera
Inne

Pływalnia Letnia Orbita otwiera sezon

6 czerwca 2025
Ketija Vihmane dołącza do Ślęzy
Sport

Ketija Vihmane dołącza do Ślęzy

6 czerwca 2025
Na Tarczyński Arenie Wrocław
Biznes

Na Tarczyński Arenie Wrocław będzie się działo przez cały czerwiec

6 czerwca 2025
Kolejny weekend z Wrocławskimi
Komunikacja i Rozkład Jazdy

Kolejny weekend z Wrocławskimi Liniami Turystycznymi – historyczne pojazdy znów na trasach

5 czerwca 2025
Czas na futbolowe emocje
Sport

Czas na futbolowe emocje – Panthers Wrocław podejmą Prague Lions Stadionie Olimpijskim

5 czerwca 2025

WrocławskieFakty.pl - wiarygodne informacje z Wrocławia i regionu. Sprawdzone fakty i opinie.

Social Media

Polityka prywatności
Kontakt

Kategorie

  • Biznes
  • Blisko Wrocławia
  • Długołęka
  • Dolny Śląsk
  • Dzieje się
  • Edukacja
  • Felieton
  • Handel
  • Inne
  • Komunikacja i Rozkład Jazdy
  • Kultura
  • Na sygnale
  • Oświadczenie
  • Polityka
  • Rozkład Jazdy
  • Sport
  • Syców
  • Ważne
  • Wiadomości
  • Wideo/Galerie
  • Wrocław
  • Wywiad
  • Zdrowie

Ostatnie aktualności

Frida premiera baletowa

„Frida” – premiera baletowa w Operze Wrocławskiej

6 czerwca 2025
Pływalnia Letnia Orbita otwiera

Pływalnia Letnia Orbita otwiera sezon

6 czerwca 2025
Brak wyników
Zobacz wszystkie wyniki
  • Aktualności
    • Wrocław
    • Dolny Śląsk
  • Polityka
  • Na sygnale
  • Wrocławskie Fakty TV
  • Sport
  • Kultura
  • Komunikacja i Rozkład Jazdy
  • Zdrowie

© 2022 WroclawskieFakty.pl

Drogi użytkowniku
Po zapoznaniu się z niniejszą informacją, poprzez kliknięcie na „Przejdź do serwisu” lub zamknięcie tego okna zgadzasz się na to, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane
w taki sposób jaki został omówiony w regulaminie oraz niniejszej polityce (https://wroclawskiefakty.pl/polityka-prywatnosci)

PRZEJDŹ DO SERWISU
Privacy & Cookies Policy

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are as essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Necessary
Always Enabled
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
SAVE & ACCEPT