Efektywne zarządzanie czasem

Jeśli masz wrażenie, że czas przecieka ci przez palce, a kolejne zadania wciąż nie są zrobione, warto przyjrzeć się temu, w jaki sposób zarządzasz sobą w czasie. Jakie techniki warto znać i jak je wdrożyć?

Efektywne zarządzanie czasem, czyli…?

Efektywne zarządzanie czasem to optymalne jego wykorzystanie do konsekwentnego dążenia do celu. Mówiąc prościej: takie zaplanowanie swoich działań, aby jak najlepiej wykonać konkretne zadanie przy jednoczesnym najmniejszym wysiłku. Zła organizacja nie tylko wydłuża znacznie czas wykonywanych zadań, ale również wpływa na ich jakość. Dotyczy to zarówno obowiązków zawodowych i nauki, jak i relaksu czy wypoczynku. Efektywne zarządzanie czasem pomaga zachować równowagę między pracą a wypoczynkiem i zapanować nad chaosem, który niekiedy wkrada się w nasze życie.

Metody zarządzania czasem – jak się zorganizować?

Metody i techniki zarządzania czasem nie są trudne do zrozumienia, mogą jednak z początku powodować trudności praktyczne. Warto pamiętać, że ćwiczenie czyni mistrza: im częściej sięgamy po techniki skutecznego zarządzania czasem, tym bardziej naturalne się one stają.

Reguła 60:40

Nie powinno się planować więcej, jak 60% czasu. Pozostały margines pozwala reagować na niespodziewane zdarzenia i nie powoduje to stresu czy frustracji. A co, jeśli nic się nie wydarzy? Wolny czas można wykorzystać na odpoczynek, albo wykonanie zadania zaplanowanego na kolejny dzień.

„Złota godzina” lub inaczej deep work

Największymi wrogami efektywnego zarządzania czasem są wszelkie rozpraszacze: social media i internet, ale także skrzynki mailowe i telefony. Warto planować dzień uwzględniając godzinę, w której nie jest możliwe skontaktowanie się z nami za pomocą dowolnego medium. To czas na pełne pogrążenie się w pracy czy nauce.

Reguła piły

Ta zasada mówi o tym, że przerywając sobie zadanie zazwyczaj doprowadzamy do sytuacji, w której nasza efektywność spada, nierzadko odbija się to również na jakości wykonanej pracy, a wcale nie zyskujemy czasu wolnego. Te zadania, które są możliwe do wykonania w ramach jednego „podejścia” staraj się wykonywać w czasie złotej godziny. Jeśli zadanie jest bardziej skomplikowane, podziel go z góry na zamknięte moduły, które traktuj jak pojedyncze zadania.

Zarządzanie czasem – analiza priorytetów

Wiele problemów związanych z efektywnym zarządzaniem czasu wynika z braku ustalenia priorytetów. Najlepiej sprawdza się prosty system priorytetów ABC, w którym A to zadania, które muszą być wykonane; B to zadania, które powinny zostać wykonane, a C – zadania, które mogą być wykonane, pod warunkiem, że A i B będą ukończone.

Ponadto warto także segregować działania pod katem ich ważności i pilności. W ten sposób najwyższy priorytet osiągają zadania ważne i jednocześnie pilne, niższy – ważne, ale niepilne, następnie mało ważne, ale pilne i mało ważne i niepilne. Chociaż niekiedy kusi nas, aby wszystkie zadania oznaczyć jako ważne i pilne, warto wyrabiać w sobie nawyk dogłębnej analizy poszczególnych obowiązków. Z czasem ocena ich statusu stanie się znacznie łatwiejsza.

Zarządzanie czasem – zasady planowania dnia

Najlepsze wyniki w efektywnym zarządzaniu czasem uzyskuje się planując każdy dzień z rana lub poprzedniego dnia wieczorem. W tym celu specjaliści polecają tzw. metodę TRZOS:

• T – Terminy zadań spisać
• R – Ramy czasowe uwzględnić
• Z – Zaplanować rezerwy czasu
• O – Ograniczyć inne działania
• S – Skontrolować rezultaty

Kontrolowanie rezultatów jest ważne nie tylko pod kątem oceny, czy dane zadania zostały wykonane, ale także po to, aby nauczyć się czegoś na przyszłość. Czy faktycznie przyjęliśmy dobre ramy czasowe? Czy rezerwy czasu były odpowiednie?

Po co planować swój czas?

Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest jednoznaczna. Dla jednych osób najważniejsze będzie wygospodarowanie większej ilości wolnego czasu, dla innych: polepszenie jakości wykonywanych zadań. Wiele osób decyduje się również na wdrożenie metod efektywnego zarządzania czasem, aby nauczyć się priorytetyzowania obowiązków. W dzisiejszych czasach łatwo ulec złudzeniu, że wszystko jest ważne i do wykonania „ASAP”, co z kolei prowadzi do ciągłej gonitwy i chronicznego zmęczenia. Tymczasem zaplanowany i dobrze zorganizowany czas to komfort psychiczny: planując, dbasz o siebie i swoich bliskich.